Tietosuojaseloste – Ohjaustaverkossa
TIETOSUOJASELOSTE / OHJAUSTAVERKOSSA.FI-PALVELU
Päivitetty viimeksi 07.10.2021
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miksi ja miten Vaasan Setlementtiyhdistys ry kerää ja käsittelee henkilötietoja Ohjaustaverkossa.fi -palvelun (jäljempänä ”Palvelu”) yhteydessä ja mitä oikeuksia sinulla on. Palvelu on verkkoalusta, joka toimii Vaasan Setlementtiyhdistyksen asiakkaiden neuvonta- ja ohjauspalveluiden tukena niiden henkilöiden osalta, jotka osallistuvat Vaasan Setlementin Urapolku – Karriärstigen -hankkeen asiakkaina Työkuntoa ja Elinvoimaa Osallisuudesta- hankkeen (TEO-hanke) palveluohjausmallin pilotointiin Vaasan seudulla. Vaasan Setlementtiyhdistys on tehnyt syksyllä 2021 määräaikaisen sopimuksen ohjaustaverkossa.fi -palvelun käytöstä Keski-Suomen ELY:n kanssa, joka toimii siinä tietojenkäsittelijäorganisaationa. Sopimus on tehty vain hankekumppanuusajaksi ja palvelun käyttö koskee ainoastaan yksittäisiä, pilotointiin osallistuvia asiakkaita.
1. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjä
Vaasan Setlementtiyhdistys ry
Huvilakatu 1, 65200 Vaasa
pauliina@vaasansetlementti.fi
050 362 2933
Tietosuojavastaavan / yhteyshenkilön yhteystiedot
pauliina@vaasansetlementti.fi
050 362 2933
2.1 MIHIN TARKOITUKSIIN HENKILÖTIETOJASI KÄSITELLÄÄN JA MILLÄ PERUSTEELLA?
2.1 Ohjaustaverkossa.fi -palvelussa tapahtuva ohjaus- ja neuvontatyö.
Vaasan Setlementtiyhdistys ry kerää ja käsittelee henkilötietojasi osallistuessasi TEO-hankkeen palveluohjausmallin pilotointiin Urapolku – Karriärstigen -hankkeen asiakkaana tarvitsemiesi ohjaus- ja neuvontapalvelujen hoitamiseksi. Tässä yhteydessä sinulle voidaan antaa monialaista neuvontaa ja ohjausta Palvelussa, jonka yhteydessä voimme käsitellä henkilötietojasi. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä pyytämäsi ohjauksen ja neuvonnan antamiseksi. Palvelu on tarkoitettu neuvonta- ja ohjauspalveluiden tueksi. Palvelussa henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:
a. Ohjaustila: Mikäli sinulle on avattu ohjaustila Palvelussa, käsittelemme henkilötietojasi ohjauksen yhteydessä. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä pyytämäsi ohjauksen toteuttamiseksi. Ohjaustilassa voidaan antaa monialaista ohjausta, jossa useampi viranomainen ja/tai yleishyödyllinen organisaatio antaa sinulle ohjausta. Henkilötietojesi jakaminen eri viranomaisen ja/tai yleishyödyllisten organisaatioiden kesken monialaisessa ohjauksessa edellyttää aina suostumustasi. Voit peruuttaa suostumuksesi Palvelussa milloin tahansa. Ohjaustilaa voidaan käyttää myös ryhmäohjauksiin, joissa useammalle asiakkaalle voidaan järjestää koulutusta tai tiedotusta samanaikaisesti. Ryhmäohjauksessa ei anneta henkilökohtaista ohjausta.
b. Yhteydenottopyynnöt: Palvelua voidaan käyttää myös yhteydenottolomakkeiden luomiseen Vaasan Setlementtiyhdistys ry:n viestintäkanaviin. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä yhteydenottopyyntöösi vastaamiseksi.
2.2 Vaikuttavuuden mittaaminen
Henkilötietojasi voidaan käsitellä, mikäli annat ohjaustilassa palautetta saamastasi ohjauksesta. Ohjaustilassa annetun ohjauksen yhteydessä voidaan käyttää asiakkaan elämäntilanteen kartoittamisessa kysymyksiä, joihin vastataan numeroin. Näitä vastauksia voidaan käyttää myös ohjauksen vaikuttavuuden arvioimisessa. Vaikuttavuuden arvioinnissa
käytetään ainoastaan numeroin annettuja vastauksia ja vastauksista koostetaan tilasto, josta yksittäisen asiakkaan vastaukset eivät ole tunnistettavissa.
3. MITÄ HENKILÖTIETOJASI VOIMME KÄSITELLÄ?
Palvelussa käsitellyt henkilötiedot kerätään suoraan sinulta.
3.1 Ohjaustila
Ohjaustilan avaaminen Palvelussa edellyttää aina sähköistä tunnistautumista. Ohjaustilaan kirjautuessasi ja sitä käyttäessäsi voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi:
- Perustiedot sinusta, kuten nimi ja henkilötunnus
- Yhteystietosi, kuten sähköpostiosoite
- Tiedot, jotka annat ohjauksen yhteydessä, kuten tiedot omasta elämäntilanteestasi, ja annettu ohjaus ja neuvonta.
- Tiedot suostumuksesta ja sen peruuttamisesta osallistuessasi monialaiseen ohjaukseen
- Palvelun käytöstä kertyvät tekniset tiedot, kuten kirjautumistiedot ja lokitiedot
- Tiedot huoltajasta, jos olet alaikäinen
- Ohjaustilassa antamasi palaute
Yllä mainittujen henkilötietojen antaminen on lähtökohtaisesti välttämätöntä, jotta ohjaus voidaan toteuttaa Palvelussa. Palautteen antaminen on aina vapaaehtoista, eikä ohjauksen saaminen tai Palvelun käyttö edellytä palautteen antamista. Ohjaustilassa käsitellyt henkilötiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten tietoja terveydestä, rodusta, uskonnosta, poliittisista mielipiteistä, filosofisista uskomuksista, seksuaalisista mieltymyksistä tai sukupuolisesta suuntautumisesta. Tällaisia tietoja voidaan käsitellä elämäntilanteesi kartoittamisen ja ohjauksen yhteydessä, mikäli jaat ohjaustilassa tällaista tietoa. Näiden tietojen antaminen on välttämätöntä vain siinä tilanteessa, että ne liittyvät pyytämääsi ohjaukseen.
3.2 Yhteydenottolomakkeet
Yhteydenottolomakkeella ei ole tarkoitus kerätä henkilötietoja vaan esittää yleisiä kysymyksiä, jotka eivät edellytä henkilökohtaista ohjausta tai asiakkaan elämäntilanteen kartoitusta. Yhteydenottolomakkeelle voi kuitenkin yhteydenotosta riippuen tallentua seuraavia henkilötietoja:
- esittämäsi kysymykset ja yhteydenotot
- antamasi palaute neuvonnasta
- sähköpostisi/yhteystietosi johon vastaus annetaan
Edellä mainitut tiedot ovat välttämättömiä, jotta yhteydenottosi voidaan käsitellä. Yhteydenottoasi ei kuitenkaan yhdistetä muihin asiakastietoihisi, jotka rekisterinpitäjälle on sinusta, ellet sitä nimenomaisesti pyydä. Sähköpostia käytetään vastauksen antamiseen sinulle, eikä vastauksen antava organisaatio näe sähköpostiasi missään vaiheessa.
Pystyt antamaan palautetta neuvonnasta samalta sivulta, josta näet sinulle lähetetyn vastauksen yhteydenottoosi. Palautteen antaminen on aina vapaaehdoista, eikä vastauksen saaminen edellytä palautteen antamista.
4. KENELLE HENKILÖTIETOJASI VOIDAAN LUOVUTTAA TAI KENELLÄ ON PÄÄSY HENKILÖTIETOIHIN?
Vaasan Setlementtiyhdistys ry voi luovuttaa henkilötietoja seuraavissa tilanteissa seuraaville tahoille:
- Soveltuvan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen edellyttäessä henkilötietojen luovuttamista viranomaiselle;
- Jos osallistut Palvelussa monialaiseen ohjaukseen ja olet antanut suostumuksesi, henkilötietojasi voidaan luovuttaa ohjaustilassa toiselle viranomaiselle tai organisaatiolle.
- Ohjaustaverkossa.fi -palveluntarjoajalle Palvelun toteuttamiseksi. Palveluntarjoaja toimii puolestamme ilman oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Palvelun tarjoajana toimii Keski-Suomen ELY-keskus.
- Jos olemme mukana sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa toiminnan uudelleenjärjestelyssä, henkilötietosi voidaan siirtää uudelle toiminnan harjoittajalle.
5. MISSÄ HENKILÖTIETOJASI VOIDAAN KÄSITELLÄ?
Henkilötietoja käsitellään Suomessa.
6. KAUANKO SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Henkilötietojasi säilytetään lainsäädännössä määritettyjen säilytysaikojen mukaisesti.
Yksittäiset ohjaustilat pysyvät aktiivisina niin kauan kunnes asiakas ei ole tunnistautunut ohjaustilaan kolmeen (3) kuukauteen tai se suljetaan käyttäjäorganisaation toimesta.
Suljettu ohjaustila voidaan aktivoida käyttäjäorganisaation toimesta seuraavan kolmen (3) kuukauden ajan. Mikäli ohjaustilaa ei tänä aikana aktivoida, kyseinen ohjaustila arkistoidaan kahdeksitoista (12) kuukaudeksi ja samalla se poistuu ohjaajalta näkyvistä. Arkistoidut ohjaustilat näkyvät tunnistautuneelle asiakkaalle ja niiden sisältö on asiakkaan ladattavissa koko arkistoinnin ajan. Arkistointiajan jälkeen ohjaustila poistetaan pysyvästi. Jos poistettava ohjaustila on kyseisen asiakkaan ainoa käyttäjätiliin liitetty ohjaustila, niin kaikki asiakkaan käyttäjätiliin liittyvät tiedot poistetaan järjestelmästä ja arkistosta.
7. MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON?
Sinulla on seuraavat oikeudet:
- oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin. Voit ladata Palvelussa käsittelyt sinua koskevat tiedot ohjaustilassa;
- oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista, rajoittamista tai poistamista;
- oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Huomaathan kuitenkin, että tiettyjen tietojen säilyttäminen on ehdottoman tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa esitettyjen tarkoitusten ja mahdollisesti myös lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi. Siksi tällaisten tietojen poistaminen ei välttämättä ole mahdollista sovellettavien lakien ja niissä määrättyjen pakollisten säilytysaikojen vuoksi;
- oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä markkinointitarkoituksiin ja kieltää suoramarkkinointi;
- oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen peruutusta toteutettujen käsittelytoimien laillisuuteen. Voit peruuttaa Palvelussa antamasi suostumuksen suoraan Palvelussa;
- oikeus siirtää tietosi järjestelmästä toiseen eli saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tämä oikeus kohdistuu vain sellaisiin henkilötietoihin, jotka on kerätty suostumuksesi tai sopimussuhteen perusteella; ja
- oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät täältä: www.tietosuoja.fi
Edellä mainitut pyynnöt tulee osoittaa tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitetulle yhteyshenkilölle.
8. TIETOTURVA
Toteutamme kohtuullisia turvatoimia (niin fyysisiä, sähköisiä kuin hallinnollisiakin) suojataksemme henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöltä sekä luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta. Pääsyn henkilötietoihin on myönnetty vain valtuutetuille työntekijöille ja alihankkijoille, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve saada pääsy. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötiedot on suojattu teknisesti mm. palomuurein ja salasanoin.
Henkilötietojen käsittely ohjaustilassa edellyttää sähköistä tunnistautumista.
9. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme tähän tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä Palvelun kautta tai muulla kohtuullisella tavalla, kuten sähköpostilla.